REGOLAMENTO PER LA PREVENZIONE DEI RISCHI DA CONTAGIO DEL VIRUS COVID-19
PROTOCOLLO DI GESTIONE E INFORMATIVA DEI TITOLARI AI PROPRI COLLABORATORI, DIPENDENTI, O AI TERZI.
Premessa.
Consapevoli delle responsabilità e dei rischi connessi alla riapertura delle attività professionali, alla luce della perdurante emergenza epidemiologica, gli Avvocati dello Studio “Fair Legals” hanno predisposto il presente documento, che indica le misure informative, igieniche e comportamentali “minime” da rispettare per prevenire il rischio di contagio nell’ambiente lavorativo e consentire la prosecuzione delle attività. Con specifico riferimento ai comportamenti da tenere all’interno dello studio, nel tragitto casa-studio e negli altri ambienti legati all’esercizio della professione, in conformità alle regole igieniche indicate dal Governo per la c.d. “fase 2”, dal Ministero della Salute, dal Ministero della Giustizia, dal CNF, e viste le linee guida diffuse da Cassa Forense – in attuazione del protocollo condiviso di regolamentazione delle misure per il contrasto e il contenimento del virus Covid-19 negli ambienti di lavoro – i contitolari dello studio, come di sotto individuati, concordano quanto segue:
I. Descrizione dell’ambiente di lavoro, individuazione dei titolari e valutazione dei profili di rischio delle attività connesse all’esercizio della professione.
Il locale-studio si presenta come un appartamento, situato all’interno dello stabile di via Ezio n. 19, scala B, int. 7, cui si accede attraverso un comune atrio e vano scale. Il servizio di portierato all’ingresso, a tempo pieno, garantisce una pulizia delle parti comuni dell’edificio nei giorni di apertura dello studio. Il locale si compone di 5 camere, due bagni, ed una cucina.
L’immobile è utilizzato dai membri della Rete Professionale “Fair Legals”, composta dagli Avv.ti Cristiana Apostolo, Antonio Faberi, Michele Francaviglia, Chiara Ingenito e Francesco Mambrini, che utilizzano in contitolarità le apparecchiature e gli ambienti in comune dello Studio.
Trattandosi di professionisti autonomi, non costituiti in associazione professionale, la responsabilità connessa all’esercizio della professione è attribuita a ciascuno di loro individualmente, in relazione alle prestazioni professionali e indistintamente a tutti loro per quanto attiene alla conduzione del locale.
In ragione di tale specifica situazione, tutti i suindicati Avvocati sono da considerare, dunque, ai fini dello specifico rischio, contitolari della posizione di garanzia connessa alla sicurezza sul luogo di lavoro.
La particolare struttura dello studio impone il rispetto reciproco delle regole al fine di garantire la salute degli avvocati titolari, di eventuali collaboratori, of Counsel, dipendenti, o soggetti assimilati, ma anche dei clienti e di terzi,all’interno dei locali.
Ciò premesso, stante la natura biologica del virus COVID-19, il cui contagio è trasmissibile prevalentemente per via aerea con soggetti malati o portatori asintomatici, e in maniera più limitata tramite contatto con superfici infette, è da ritenere che il rischio per lo Studio debba essere valutato in relazione alla compresenza di soggetti diversi all’interno dei locali dello studio medesimo, nonché agli spostamenti dai medesimi effettuati nel tragitto casa-studio, ovvero nell’accesso agli uffici giudiziari o ad altri locali diversi dai precedenti.
Indipendentemente dalla qualifica assunta, il rischio è composto da tre variabili fondamentali determinate da fattori di esposizione, prossimità e aggregazione. In relazione a ciò, per le attività legali l’INAIL ha valutato un “rischio di contagio basso”.
Purtuttavia, in ragione delle gravi ripercussioni che il contagio può avere nei confronti dei cittadini tutti, ed in particolare delle famiglie dei lavoratori, dei clienti, dell’attività economica svolta e in considerazione delle possibili sanzioni che possono essere inflitte in caso di inosservanza (sospensione temporanea dell’attività), si conviene di rispettare comunque il massimo livello di allerta in relazioni ai pericoli specifici individuati da questo documento.
Sulla scorta di ciò, il presente accordo individua solo le regole “minime” al fine di contenere il contagio, fermo restando che è consentito ai singoli titolari di utilizzare misure più elevate per proteggere se stessi ed i terzi.
Ciò posto, si prevedono i seguenti presidi igienici, informativi e comportamentali.
II. Attuazione del protocollo per il contrasto e il contenimento della diffusione del virus Covid-19.
Al fine di attuare le prescrizioni previste da fonti primarie e secondarie in relazione alle attività degli studi legali, è approvato il seguente documento, denominato:
“PROTOCOLLO DI GESTIONE DEL RISCHIO COVID-19 ALL’INTERNO DELLO STUDIO FAIR LEGALS”.
Art. 1. COMPORTAMENTO DA OSSERVARE NEGLI SPOSTAMENTI TRA CASA E STUDIO, NEL TRAGITTO VERSO GLI UFFICI GIUDIZIARI E NEI LOCALI ESTERNI.
Ogni frequentatore dello studio è responsabile del proprio comportamento e ha il dovere di conformarsi al seguente protocollo, in maniera tale da salvaguardare la propria salute e quella degli altri.
È necessario portare sempre con sé i dispositivi di protezione individuale (guanti e mascherine) negli spostamenti ed è obbligatorio indossarli per l’ingresso in locali chiusi diversi dallo studio, quali uffici giudiziari, mezzi pubblici, etc.
Prima di uscire di casa per recarsi sul luogo di lavoro è doveroso controllare autonomamente la propria condizione di salute. Se si verificassero dei sintomi sospetti o in caso di febbre sopra i 37,5 gradi Celsius, è fatto divieto di recarsi in studio e si dovrà contattare il competente servizio sanitario per le procedure di autodenuncia ed isolamento domiciliare.
È fatto altresì divieto di ingresso a chiunque sia positivo al virus o abbia avuto contatti nei precedenti 14 giorni con persone risultate positive al virus Covid-19, ovvero rientrate dall’estero o da zone considerate a rischio nei precedenti 14 giorni.
Gli accessi agli uffici pubblici dovranno essere ridotti entro limiti ragionevoli, si raccomanda un solo giro la settimana per l’attività ordinaria, salvo eventuali adempimenti urgenti.
È consentito l’uso dell’apposita chat interna, per cumulare eventuali richieste.
È consigliabile consultare telefonicamente le sedi degli uffici per evitare inutili file o accessi che possano essere sostituiti da richieste telematiche.
Negli uffici giudiziari andranno rispettate tutte le norme igieniche e le limitazioni d’accesso previste dai regolamenti vigenti in tali locali ed è da considerarsi sempre preferibile la partecipazione da remoto o cartolare alle udienze, l’invio telematico o postale degli atti, ovvero chiedere il rinvio delle cause, salvo che le esigenze difensive non siano attuabili diversamente (ad es.: per l’ascolto dei testimoni, per l’intervento delle parti o per garantire il contraddittorio orale).
Art. 2. COMPORTAMENTI DA OSSERVARE ALL’INGRESSO NELLO STUDIO.
È fortemente sconsigliato l’utilizzo dell’ascensore. Esso potrà essere usato per il trasporto di carichi, di persone con difficoltà motorie, non autosufficienti o minori e loro familiari o assistenti.
In caso di utilizzo dovranno entrare massimo due persone per volta (una più l’accompagnatore), munite di mascherina.
È obbligatorio gettare i guanti utilizzati all’esterno, nell’apposito secchio posizionato nell’area decontaminazione (ingresso).
Prima di toccare qualunque maniglia è necessario igienizzare le mani con l’apposito gel fornito all’ingresso.
Nel caso in cui si abbia usufruito dei mezzi pubblici è necessario cambiarsi gli indumenti, al fine di non contaminare i locali con i propri vestiti. A tal fine è opportuno prima cambiarsi le scarpe e poi completare il cambio nel bagno.
È necessario lavarsi abbondantemente le mani con sapone detergente prima di cominciare le attività di lavoro.
Va evitato il contatto delle mani con viso, naso, bocca, occhi. In caso di contatto sarà necessario lavarsi o igienizzarsi nuovamente le mani. È doveroso coprirsi la faccia prima di starnutire. È doveroso disinfettare qualsiasi superficie contaminata da starnuto.
Al fine di mantenere l’igiene degli spazi comuni, è opportuno portarsi un paio di calzature di ricambio, ad uso solo interno. Diversamente è doveroso igienizzare le proprie scarpe all’ingresso.
Art. 3. DIVISIONE DEGLI SPAZI INTERNI.
Le stanze, separate da porte, potranno ospitare una, massimo due persone alla volta. Le stesse dovranno essere regolarmente areate mediante apertura delle finestre.
Non è consentito l’uso di sistemi di climatizzazione fino a cessate esigenze.
All’interno dello studio sarà possibile respirare senza mascherina, purché in stanze diverse.
Diversamente, in caso sia necessario incontrarsi all’interno della stessa stanza, sarà obbligatorio l’uso della mascherina, sempre rispettando la distanza interpersonale di sicurezza (maggiore di un metro e mezzo).
Art. 4. TURNAZIONE.
Al fine di consentire maggiore comfort nella conduzione dei locali, sarà prevista una turnazione settimanale degli accessi, così evitando la compresenza di più avvocati nella medesima stanza.
Ogni attività diversa da quelle che necessitino dell’accesso ai locali dello studio (a titolo di esempio, utilizzo della fotocopiatrice, accesso all’archivio cartaceo, incontro con clienti, partecipazione a udienza, consultazione della biblioteca, etc.) sarà svolta in modalità smart working.
Art. 5. UTILIZZO DELLE PARTI COMUNI (SALA RIUNIONI, CUCINA, BAGNI, FOTOCOPIATRICE, ARCHIVIO).
La sala riunioni potrà essere utilizzata previa prenotazione tramite il calendar di studio, senza possibilità di fissare appuntamenti paralleli.
Nel corso delle riunioni con i clienti sarà indispensabile utilizzare guanti e mascherine e posizionarsi a distanza di sicurezza, ponendosi ai vertici opposti del tavolo ovale. È consentito l’ingresso di un solo cliente alla volta. Per esigenze di incontri collegiali sarà preferita la modalità da remoto, o l’utilizzo della seconda sala con le porte aperte. La capienza massima delle due sale simultaneamente è di 4 persone.
I bagni vengono divisi come segue: A) bagno per clienti (bagno cieco); B) bagno per il personale dello studio (bagno con finestra).
L’uso degli asciugamani di stoffa è temporaneamente sospeso, saranno messi a disposizione fazzoletti di carta usa e getta a disposizione di tutti.
L’utilizzo della cucina è limitato al massimo a due ingressi simultanei (mantenendo la distanza di sicurezza). Gli utilizzatori avranno cura di lavare accuratamente per ogni utilizzo le stoviglie manualmente con sapone e acqua bollente o con la lavastoviglie in dotazione con ciclo ad alta temperatura. È preferibile l’uso di stoviglie usa e getta. Il rispetto delle norme igieniche è doveroso altresì prima di consumare i pasti.
Per l’utilizzo della fotocopiatrice e dell’archivio, è necessario indossare i guanti ovvero igienizzare le mani con l’apposito gel prima e dopo di ogni utilizzo. Non sono consentiti ingressi simultanei nei suddetti luoghi.
Art. 6. INFORMAZIONE AI CLIENTI, AI COLLABORATORI E DIPENDENTI DELLO STUDIO.
Il presente protocollo è consultabile all’ingresso, e ne viene affissa una sintesi di facile consultazione per tutti i frequentatori dello studio. L’informativa per i terzi (art. 7) viene inviata tramite e-mail ed è altresì illustrata oralmente all’ingresso.
Art. 7. ACCESSO DEI TERZI.
L’accesso ai locali è consentito solo previo appuntamento. I terzi sono tenuti alle regole di comportamento sotto specificate, che saranno comunicate preventivamente tramite e-mail ed affisse ben visibili all’ingresso dello studio.
La persona che riceve il cliente avrà cura di illustrare il protocollo a chiunque entri nello studio.
In particolare dovrà essere chiaramente esplicitato che è fatto divieto di ingresso a persone con sintomatologie sospette, quali, a titolo esemplificativo, tosse, febbre alta, dolori influenzali e affaticamento respiratorio. È fatto inoltre divieto di ingresso a chiunque sia positivo al virus o abbia avuto contatti nei precedenti 14 giorni con persone risultate positive al virus Covid-19, ovvero rientrate dall’estero o da zone considerate a rischio nei precedenti 14 giorni.
Qualora dovesse essere riscontrata la presenza di soggetti affetti da tale sintomatologia sarà necessario invitare la persona ad allontanarsi e a seguire la profilassi per il suo isolamento, interessando le autorità sanitarie preposte.
L’ingresso è comunque consentito previo uso di guanti e mascherine che verranno forniti a chi ne fosse sprovvisto; è necessario cambiare i guanti se già usati all’esterno e igienizzare le mani prima di indossarne di nuovi.
I clienti che ne fossero sprovvisti riceveranno guanti e mascherine pulite messe in dotazione dello studio e dovranno essere informati preventivamente delle regole igieniche e di comportamento predisposte dal presente protocollo, al fine di evitare spiacevoli imprevisti ed attese per eventuali accompagnatori.
È consentita l’attesa nell’apposita zona di massimo due persone per volta.
È fortemente sconsigliato l’utilizzo dell’ascensore. Esso potrà essere usato per il trasporto di carichi, di persone con difficoltà motorie, non autosufficienti, minori e loro familiari o assistenti.
In caso di utilizzo dovranno entrare massimo due persone per volta (una più l’accompagnatore), munite di mascherina.
Art. 8. PULIZIA ED IGIENIZZAZIONE.
Quotidianamente, all’ingresso e all’uscita dai locali dovranno essere puliti l’area comune di decontaminazione (fondamentale svuotare e buttare il contenuto del cestino), i corridoi, le singole postazioni e tavoli a cura e sotto la responsabilità dei singoli professionisti, entrati nello studio per turnazione, che ne faranno uso. Ogni avvocato o praticante avrà cura di pulire la postazione con soluzione alcolica o a base di cloro, appositamente predisposta.
Le sale riunioni andranno pulite dopo ogni utilizzo con prodotti igienizzanti. In caso di utilizzo, dovranno essere pulite le superfici contaminate nei bagni e nella cucina, utilizzando i detergenti messi a disposizione. È preferibile limitarne l’uso allo stretto indispensabile.
Settimanalmente si procederà alla pulizia totale dei locali con prodotti igienizzanti, secondo le disposizioni ministeriali. Ove si dovessero verificare ingressi di persone con infezione conclamata, si procederà a disinfezione straordinaria a mezzo di ditta specializzata.
Dovrà essere effettuata settimanalmente la sterilizzazione di tutto il materiale necessario per la pulizia. Considerate le difficoltà di ciò, e pur consapevoli del maggiore impatto ambientale di tale impiego, saranno preferiti prodotti per la pulizia usa e getta.
Eventuali lavori di manutenzione dei locali dovranno essere effettuati in sicurezza, avvalendosi di incaricati esterni con adeguate competenze e muniti dei dispositivi di protezione individuale previsti per legge.
Al fine di ridurre il rischio, nei giorni in cui saranno effettuati lavori di manutenzione straordinaria, lo studio sarà chiuso o ridotto al personale minimo per consentire l’accesso ai locali e la sorveglianza (una unità).
Verranno comunque forniti dispositivi di protezione individuale (camice usa e getta, mascherina e guanti) per l’incaricato delle pulizie e saranno acquistati tempestivamente i prodotti necessari per l’igiene e la disinfezione.
Art. 9. COMPORTAMENTO DA OSSERVARE ALL’USCITA DALLO STUDIO.
All’uscita è necessario completare le procedure di pulizia quotidiane, indossando gli appositi DPI, svuotare tutti i cestini, buttare il loro contenuto, e verificare l’approvvigionamento di prodotti per l’igiene (ivi inclusi sacchi immondizia, fazzoletti usa e getta, detergenti, soluzioni igienizzanti) e dei dispositivi di protezione individuali, per programmare tempestivamente i nuovi acquisti.
Roma, 11 maggio 2020
Avv. Cristiana Apostolo Avv. Antonio Faberi Avv. Michele Francaviglia
Avv. Chiara Ingenito Avv. Francesco Mambrini